Inscripción de Alumnos via Internet
Descripción general.
Este módulo está incluido en el Servicio EduWeb sin costo adicional.
El módulo de Inscripción y Reinscripción de Alumnos por Internet es un alcance del Servicio EduWeb (o un módulo independiente), el cual agiliza este trámite a los representantes y ofrece al plantel muchas facilidades: actualiza automáticamente la base de datos del Control de Estudios; brinda mejor atención a padres y representantes y ahorra tiempo y gastos al plantel. El plantel recibe un archivo digital con todos los datos recopilados. El módulo comprende los siguientes pasos:
- El Representante se identifica en el sistema con su "Nombre de Usuario" y "Clave" y selecciona la opción INSCRIPCIONES. (Si el plantel no usa EduWeb, el proveedor genera para cada representante su Nombres de Usuario y Clave, que el plantel le entrega, junto con una Hoja de Instrucciones.
- El Sistema muestra al Representante una pantalla con la imagen de la Planilla de Inscripción o Reinscripción, según el caso, para que la rellene con los datos necesarios. El sistema valida cada uno de los campos llenados por el Representante y señala cualquier anomalía o dato omitido. Una vez que el representante termina de llenar la planilla y la revisa, imprime el número de copias que exija el plantel.
- El representante, entrega las planillas junto con los demás recaudos exigidos y recibe una copia sellada por el plantel como comprobante de inscripción.
- El plantel, procede a revisar los datos de la inscripción por medio del Sistema, antes de grabarlos en la base de datos del Control de Estudios. EduWeb brinda facilidades para hacer las actualizaciones necesarias.
Campos a controlar en el proceso
Una vez que el representante se identifica en el sistema y selecciona la opción que desea, tiene a su disposición la pantalla que le permite generar la correspondiente Planilla de Reinscripción o Inscripción de su representado.
La REINSCRIPCION es para alumnos cursantes, el Sistema muestra al representante la planilla "pre elaborada" con los datos que el plantel posee del alumno, para que el representante los complete y/o actualice.
(Cuando el plantel no dispone de una base de datos apropiada para este fin, se presentará al representante sólo los datos de Identificación del Alumno, y el Representante deberá suministrar toda la información necesaria para emitir la Planilla de Reinscripción o Inscripción).
El sistema impide la modificación de aquellos datos que el plantel ya haya cargado, provenientes de la Partida de Nacimiento del Alumno, (Por ejemplo, Nombre y apellido, lugar y fecha de nacimiento, Padre y Madre; Cédula de Identidad o Cédula Escolar y el Nombre y la Cédula de Identidad del Representante).
Es opcional permitir que el usuario llene el campo, y dar la posibilidad al Dpto. de Control de Estudios de aprobar o no, la actualización del dato. Esta opción hace posible corregir errores existentes en la base de datos, pero debe evitarse la alteración de datos legales. Para facilitar la revisión de los cambios que pudiera haber hecho el Representante en la planilla de Inscripción, el sistema muestra el dato que existía en el campo que se modificó, arrastrando el ratón sobre él.
La INSCRIPCION es para Nuevos Alumnos, lo que significa que el Representante debe suministrar toda la información requerida.
Formatos de Planilla
El sistema cuenta con tres formatos de planilla: la de Inscripción, la de Re Inscripción, (ambas pueden estar pre elaborada con los datos del alumno), y una planilla que se imprime vacía, en previsión de casos de inscripciones de última hora.
El formato de la Planilla de Inscripción contiene todos los campos que corresponden al Sistema de Control de Estudios, y cubre todas las necesidades propias del Departamento. Además, contiene información adicional, como los datos del vehículo de Representante, y del voucher de pago de la Inscripción.
En el caso de que el plantel necesita agregar otros documentos para el proceso de inscripción, por ejemplo, el Reglamento del Colegio, Datos de Salud, Persona(s) autorizadas para retirar al alumno, o similares, el sistema permite el almacenamiento de información adicional complementaria. Esos datos pueden agregarse a la pantalla de inscripción y ser grabados en el Excel resultante de las Inscripciones. Por esta razón la Planilla de Inscripción del sistema generalmente no requiere modificaciones.
En el caso de estar interesado en contratar el módulo de Inscripción de Alumnos por Internet, no dude en contactarnos.
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