Síntesis Descriptiva del Sistema de Facturación y Cobranza

El Sistema de Facturación y Cobranza comparte la base de datos del Sistema de Control de Estudios. Esto garantiza que todos los alumnos activos del plantel se incluyen en el proceso de F/C.

El sistema exige crear un catálogo o registro de Cargos y Descuentos del plantel, el cual constituye la base de la Facturación. Cada descuento debe estar referido a un cargo en particular.

En la base de datos del Sistema de Control de Estudios deben estar registrados todos los Representantes, cada uno con su cédula de identidad.

La Facturación.

El proceso de facturación consiste en aplicar a cada alumno los Cargos y Descuentos (*) que le hayan sido asignados, con su correspondiente monto y rango de fechas. En la pantalla para asignar cargos y descuentos se especifican los detalles necesarios para efectuar esta carga.

Al finalizar cada mes, se realiza la facturación del mes siguiente. Con base en la facturación, el sistema genera un conjunto de Reportes para uso de la Administración del plantel

No es necesario reiniciar la facturación en cada año escolar, ya que el sistema mantiene continuidad operativa. Se van mostrando siempre los saldos de los representantes. Solamente es necesario, al inicio del año escolar, efectuar lo siguiente:

1. Actualizar los nuevos códigos de los alumnos resultantes del Proceso de Promoción. Cuando el Departamento de Control de Estudios realice el proceso de “Promoción de Alumnos”, se actualizará el código del alumno; este código indica la sección donde cursa cada uno, lo cual permite emitir reportes por Sección, facilita la “búsqueda por alumno” y permite la realización de otros procesos del sistema.

Mientras no se realice esta actualización, aquellos reportes que dependan del código del alumno no mostrarán resultados correctos.

2º. Actualizar para cada alumno, el rango de fechas y el monto correspondiente a sus nuevos conceptos de facturación, en el caso de que sufran modificaciones.

Así, el sistema queda listo para facturar un nuevo año escolar.

El sistema puede imprimir Notificación de Cobro y Recordatorio de Pagos, en formato 1/2 ó 1/3 de carta.

(*) Cargos y Descuentos por Alumno. Son los que se asignan a cada alumno en particular, se cargan por rango de fechas (Mes Desde – Mes Hasta) con su monto correspondiente.

Cargos durante el mes. El sistema permite, una vez hecha la facturación, crear “Cargos Durante el Mes”, los cuales se homologan con el nivel de los demás cargos y descuentos del alumno. Esta posibilidad es apropiada, por ejemplo, para conceptos que fueron omitidos en la facturación, montos por la adquisición de útiles escolares, pago por inscripción en alguna actividad extra curricular, etc.

Proceso de Cobranza.

La cobranza puede hacerse en línea, por taquilla frente al representante, o en lote, emitiendo todas las facturas al inicio del mes. Esta modalidad requiere que se carguen en el sistema, con posterioridad al final del día, los cobros realizados; no es recomendable cuando el plantel carga IVA por algunos conceptos.

El sistema admite cualquier forma de pago: efectivo, cheque, tarjetas de Débito y de Crédito, Transferencias Bancarias, Documentos Internos (por ej. disposiciones de la Administración referentes a convenios de pago), Cheques. Admite además ajustes positivos y negativos y la carga de pagos recibidos con anterioridad a la fecha, los cuales hubieran sido omitidos: el sistema registra la fecha del documento de pago y la fecha en la cual la transacción fue registrada en el sistema.

Tiene búsqueda por nombre o parte del nombre del representante, por Cedula de Identidad del representante, por nombre o parte del nombre del alumno, por código del alumno, por Cédula del alumno.

Permite emitir facturas con RIF y nombre alterno cuando el pago proviene de una persona jurídica que asume el pago del representante.

El sistema presenta el Estado de Cuenta con el detalle de cada transacción. Contempla el pago del IVA, cuyo parámetro se mantiene en cero cuando el plantel no lo aplica.

En el registro de la cobranza se manejan tres fechas:

a) La fecha de emisión de la factura. Esta fecha es rigurosamente la misma fecha del día en que se imprime la factura. Si esto no se cumple no se puede llevar la secuencia del “Números de Control” para efectos del “Seniat”.

b) La fecha de la transacción. Es la fecha en que el representante efectuó el pago. Puede ser anterior a la fecha de la factura cuando esta no fue emitida en su momento por demoras operativas, por ej. Caída de la red, u otra causa justificada.

c) La fecha en que se ingresa la transacción en el sistema. Esta información queda disponible para verificaciones que puedan requerirse.

Cuando el plantel efectúa la cobranza a través de bancos, prepara los reportes para la cobranza y carga en el sistema los resultados mensuales de la cobranza. (Previo el análisis de los detalles del procedimiento).

los representantes pueden consultados por Internet su Estado de Cuentas. Igualmente La Administración puede consultarlos, ver la morosidad, la cobranza del día y muchos otros detalles.

El modelo de recibo se adapta al estilo del plantel, pero debe cumplir las disposiciones oficiales.